Så får du till ett bra samarbete med din mediebyrå

De flesta som jobbat in-house och haft kontakt med en eller flera mediebyråer har säkerligen någon gång slitit sig i håret av frustration. Resultaten har kanske inte varit som förväntat och utlovat, saker blir inte genomförda i tid eller med rätt kvalitet. Kanske har fel saker genomförts eller att byrån inte har förståelse för affären och var fokus ska ligga. Problemen kan vara många och tära på ett samarbete, därför är det viktig att lägga tid för att skapa goda förutsättningar för ett bra samarbete. En viktig investering av tid som kan ge hög utdelning och väldigt lite huvudvärk.
Efter att jobbat flera år in-house i samarbete med både lokala aktörer och internationella giganter, samt på byråsidan i många år, har man bildat sig en ganska bra uppfattning om vilka nycklar som krävs för att skapa ett bra samarbete med en mediebyrå. Nedan följer några områden som är viktiga för att lyckas få till ett bra byråsamarbete.

Bra struktur för samarbete

En viktig del i ett lyckat samarbete med din mediebyrå är att man har goda förutsättningar och en bra struktur för hur man ska jobba tillsammans. Det handlar om att ha systemlösningar som gör det snabbt och enkelt att följa upp uppgifter, projekt, rapportering och annat. På så sätt kan man jobba systematiskt och låta byrån komma närmre organisationen vilket alltid skapar förutsättningar för ett bättre resultat. Använd verktyg som kan delas i molnet mellan organisation och mediebyrå och en gemensam struktur runt ert samarbete för att skapa mindre friktion och starkare arbetsflöden. 

Sätt av tid för att följa upp med din byrå och uppdatera

Många gånger förväntas en mediebyrå jobba helt fristående från organisationen och denne ska då bara fungera som en leveransenhet. Detta tenderar inte att fungera så bra. Desto längre man kommer från organisationen, dess medarbetare, desto mindre förståelse får också mediebyrån för organisationen och dess utmaningar. För att få ut fullt värde från mediebyrån är det viktigt att sätta av tid för att briefa, följa upp, ställa frågor och diskutera så att byrån får bra förutsättningar för genomföra uppgifterna. 

Förväntningar – Vilka är dem?

En av de viktigaste delarna när det kommer till att skapa ett bra samarbete med din mediebyrå är att ha en förväntningavstämning tidigt i det inledande samarbetet. Detta är ett väldigt enkelt och effektivt sätt att sätta ramarna för hur samarbetet kommer se ut och fungera. Vilka förväntningar finns på mediebyrån? Och vilka förväntningar har mediebyrån på organisationen för att uppnå organisationens förväntningar? När dessa uttalas av involverade intressenter i text eller verbalt har man också ett engagemang runt samarbete och vad det ska leda till. Det blir en personlig involvering som skapar engagemang och förståelse från båda håll, både organisationen och mediebyrån, och är något man bär med sig genom samarbetet. 

Ha en öppen dialog och ställ krav

Om något känns fel vid ett tillfälle är det viktig att avisera det i ett tidigt skede. Är vi på rätt väg? Är det i linje med förväntningar och målsättningar? Om inte, ha en öppen dialog om det gentemot byrån, så får de snabbt möjlighet att styra om skeppet i en riktning som är mer lämplig. Det är ofta en lite hackig start på ett samarbete när man behöver lära känna varandras arbetssätt, organisationer, utmaningar, målsättningar och så vidare. Det kräver lite diskussion och iterationer för att landa på en väg som kan accelereras utan friktion. 

Långsiktighet lönar sig

Många organisationer väljer att pitcha/byta ut byrån med jämna mellanrum för att få in nya idéer och skapa mer energi i samarbetet. Självklart ska man inte fortsätta med en byrå som man är missnöjd med och där samarbetet inte fungerar alls. Men man ska också ha i åtanke att bygga upp ett bra samarbete kräver enormt mycket tid och energi från en organisation. Mindre brister kan alltid åtgärdas och det är ofta mer kostnadseffektivt och bättre för organisationen att kapitalisera på det samarbete man byggt upp under lång tid. Byt inte byrå för anledningar som går att åtgärda relativt enkelt om ni är nöjda med byråns arbete överlag. 

Målsättningar

En av de viktigaste ingredienserna i ett lyckat samarbete med din mediebyrå handlar om att sätta bra och gemensamma målsättningar tillsammans. Vad är det vi ska åstadkomma genom samarbetet? Vad är de uttalade organisatoriska målen och hur kan dessa brytas ner till mediebyråns insats? Det blir viktigt för att byrån ska förstå var fokus ska ligga och såklart även för att kunna utvärdera byråns förmåga att skapa resultat i linje med målsättningarna. 

Tid och resurser

Ofta tänker organisationen att anlita en byrå handlar om att minska andelen arbete man behöver utföra internt. Men ofta är det inte sanningen. Det jobb som en byrå gör och det värde som skapas hade kanske inte skett om inte byråsamarbetet inletts. Det betyder också att personerna som jobbar med byrån inte kommer få mindre att göra, men ett annat fokus och en helt annan fart i den riktningen man önskar färdas rent organisatoriskt. Det kräver arbetsinsats även från organisationen och det är sällan en mediebyrå klarar av att jobba helt självständigt med ett fullgott resultat. Sätt av tid och resurser eventuella nya uppgifter som kan tillkomma som utkomst av inledandet av byråsamarbetet så att byrån får bra förusättningar för att lyckas.

Avstämningar och rapportering

Det är bra att boka in kontinuerliga avstämningar och rapportering för att se till att allt går i rätt riktning och ha konstruktiva diskussioner av riktningen. Men byrån behöver inte överrapportera, utan fokusera på det som är viktig, dvs. de överordnade resultaten. Det är viktig att låta byrån fokusera på att utföra själva strategin och lägga huvuddelen av tiden. Begär från byrån att det sätts upp dynamiska rapportstrukturer som låter organisationen följa utvecklingen utan att behöva ha en avstämning. Då kan möten handla om proaktiva handlingar, istället för historiska snedsteg. Hur kommer vi vidare? Hur förbättrar vi resultaten? Vilka åtgärder sätts in för att accelerera en utveckling mot målen? Alla är exempel på frågor som bör besvaras i sådana möten. 

Har du någon annan punkt som du tycker är viktig för ett lyckat samarbete med en mediebyrå?

I näst artikel kommer jag gå igenom hur jag anser att en bra mediebyrå jobbar, och vad som skiljer sig mellan en bra, och en mindre bra mediebyrå.