Integritetspolicyn informerar om hur Synlighet AS samlar in och använder personuppgifter

Integritetspolicyn informerar om hur Synlighet AS samlar in och använder personuppgifter.

Denna integritetspolicy publicerades: 23.03.21

Denna förklaring gäller Synlighets svenska verksamhet. Huvudkontorets registrerade adress är Møllendalsveien 1, 5009 Bergen. Kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud är: privacy@synlighet.se.

Synlighet AS är ansvarig för behandlingen av de personuppgifter som samlas in om dig.

Personuppgifter är allt som beskriver dig eller som kan kopplas till dig som individ. Detta kan innefatta kontaktuppgifter (namn, telefonnummer etc.), identifieringsnummer (IP-adress, kundnummer, cookie-ID etc.) och information om handlingar eller beteende (produkter du har köpt, sidor du har besökt, e-postmeddelanden du har mottagits etc.).

Vi samlar in och analyserar data om hur du och andra användare använder webbplatsen. Syftet med detta är att ta reda på hur webbplatserna används, så att vi utifrån denna insikt kan förbättra vårt innehåll och våra produkter/tjänster.

Vilken data: Data om beteende (vilka sidor du besöker, vad du klickar på etc.), data om din enhet (typ av dator/mobiltelefon, operativsystem, webbläsare etc.), data om ditt nätverk och plats (härledd från IP-adress). All data är kopplad till ett anonymt ID-nummer som lagras i en cookie i din webbläsare. (läs mer om cookies)

Behandlingsunderlag: Berättigat intresse. Vi finner ett stort värde i att samla in och analysera detta datamaterial och anser att det inte utgör någon större belastning för din integritet så länge informationen inte är kopplad till andra informationskällor och kontaktuppgifter.

Så här behandlar vi personuppgifter: Vi använder Google Analytics för att samla in denna data från din webbläsare. Uppgifterna lagras på Googles servrar, men ägs av oss. De är inte kopplade till andra verktyg eller källor om du inte har gett ditt samtycke (se andra syften). För att minimera konsekvenserna för integriteten lagras IP-adressen endast i anonymiserad form (läs om IP-anonymisering), och vi sätter utgångstiden för cookien som identifierar dig till max 7 dagar. När cookien har gått ut kommer uppgifterna inte längre att ha någon länk till dig som person. Dessutom kommer all individuell data att raderas automatiskt av Google Analytics efter 14 månader.

Vi mäter resultatet av vår marknadsföring genom att rapportera hur många kontaktförfrågningar och försäljningar som kommer från en marknadsföringskampanj. Syftet är att kunna optimera och effektivisera vår marknadsföring.

Vilken data: Att du har utfört en specifik åtgärd på vår webbplats, och från vilken källa du kom till vår webbplats. Även kopplat till all annan data som samlas in för statistik (se ovan).

Behandlingsunderlag: Berättigat intresse. Databehandlingen gör att vi kan använda våra resurser så effektivt som möjligt och spara både kraft och pengar på åtgärder som inte ger resultat. I de fall datainsamlingen inte kan genomföras utan att uppgifterna är kopplade till annan information som innehas av tredje part, förlitar vi oss på ditt aktiva samtycke.

Så här behandlar vi personuppgifter: Databehandlingen följer samma principer som för allmänna statistiska ändamål. Baserat på berättigat intresse samlar vi in ​​och behandlar data i Google Analytics, samt att vi skickar data till Google Ads med så kallat Consent Mode (data skickas utan cookieinformation). Om du har gett samtycke till "marknadsföring" skickar vi data till Google Ads på vanligt sätt, samt till Facebook, Bing och eventuella andra annonsleverantörer (mer om annonsering nedan).

Vi samlar in data om ditt beteende på våra webbplatser och delar detta med olika annonsleverantörer (databehandlare), i syfte att uppnå mer exakt inriktning av annonser.

Vilken data: Data om beteende (vilka sidor du besöker, vad du klickar på etc.), data om din enhet (typ av dator/mobiltelefon, operativsystem, webbläsare etc.), data om ditt nätverk och plats (härledd från IP-adress). All data är kopplad till ett anonymt ID-nummer som lagras i en cookie i din webbläsare. Detta ID-nummer är en gemensam identifierare för dig på alla webbplatser du besöker som utbyter data med samma annonseringsleverantörer.

Behandlingsunderlag: Samtycke, som du ger genom att acceptera "marknadsföring" som ett syfte (eller "alla") när du besöker våra webbplatser. Du kan ändra ditt samtycke på vår cookiesida.

Så här behandlar vi personuppgifter: Data samlas in från din webbläsare när du besöker våra sidor och skickas för lagring och bearbetning av annonsleverantören. Vi använder flera olika leverantörer, inklusive Google Ads, Google Marketing Platform, Facebook, Microsoft Bing, LinkedIn. Därefter kommer du att placeras i olika "målgrupper" hos dessa leverantörer, vilket ger oss möjlighet att köpa annonser från dem som du kommer att se när du besöker andra hemsidor i deras nätverk. Därför kommer du ofta att se annonser för Synlighet på många olika platser efter att du har besökt våra sidor. Uppgifter om dig ingår också i din allmänna profil hos leverantören, och används för att beskriva dina intressen och uppskatta andra egenskaper hos dig (profilering). Om du har lämnat kontaktuppgifter eller annan personlig information till leverantören (t.ex. Facebook) så är uppgifterna också kopplade till detta. Detta ger underlag för andra annonsörer än Synlighet som använder samma annonsnätverk för att köpa annonser med mer exakt inriktning. Konsekvensen för dig är att annonserna du ser blir mer anpassade till dig och din situation. För att undvika att data om ditt beteende på våra sidor används på detta sätt kan du undvika att samtycka till användningen av cookies för "marknadsföring". För att generellt undvika att annonsleverantörer samlar in sådan data och använder denna för att skapa en profil på dig, kan du antingen ta bort/avvisa alla cookies i din webbläsare, eller redigera dina inställningar hos leverantören. Här finns länkar till hur du kan göra detta på Google, Facebook och LinkedIn.

Synlighet är en kunskaps- och tjänsteleverantör som marknadsför leveranser genom kunskapsspridning till de som vill vara en del av vårt nätverk. Vi erbjuder kunskap genom webbinarium, e-böcker och professionella artiklar som görs tillgängliga via e-postkommunikation. Tillgång till detta material ges till alla som samtycker till att ta emot nyhetsbrev från oss.

Vilken data: Vi samlar in information som namn, e-postadress, företagsnamn, samt historik över dina interaktioner med Synlighet genom e-postkommunikation (inklusive öppning och klickning) och besök på webbplatsen.

Behandlingsunderlag: Aktivt samtycke

Så här behandlar vi personuppgifter: När du fyller i ett formulär på synlighet.se lagras dina uppgifter i HubSpot, som är det verktyg vi använder för att skicka ut e-postkommunikation och registrera interaktioner med vårt eget nätverk. När du öppnar mejlen och klickar på länkar i dem lagras även information om detta. HubSpot lagrar även cookies i din webbläsare som identifierar dig för att länka information om dina aktiviteter på vår webbplats till din profil.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke att ta emot e-post. Det gör du genom att klicka på "ändra inställningar" längst ner i ett mejl du har fått från Synlighet. Samtycke till spårning med hjälp av cookies på vår webbplats ges genom cookieinformationen som visas vid ditt första besök, och detta kan ändras nedan.

I samband med rekryteringsprocesser samlar vi in ​​och tar hand om information om sökande.

Vilken data: Kontaktuppgifter till sökande såsom namn, e-postadress och telefonnummer, samt dokument sökande själva delar med Synlighet, såsom CV, referenser, ansökningsbrev.

Underlag för handläggning: Berättigat intresse

Så här behandlar vi personuppgifter: Uppgifter om arbetssökande samlas in via finn.no:s arbetssökandeportal eller via mejl direkt till Synlighet. Synlighet utlyser tjänster genom finn.no:s jobbsökande portal där personuppgifter görs tillgängliga från den sökande så länge ansökningsprocessen pågår. Vid en öppen ansökan uppmanar vi dig att skicka ansökan till generaldirektören eller byråchefen via e-post. Handlingar som erhålls från arbetssökande sparas i högst 2 år, med motiveringen att Synlighet regelbundet rekryterar nya medarbetare, så att nya möjligheter kan uppstå som gör tidigare sökande behöriga till omprövning.

När du kontaktar oss, via kontaktformuläret och chatten på hemsidan eller via e-post och telefon, tar vi hand om dina personuppgifter för uppföljning och säljprocessen.

Vilka uppgifter: namn, telefonnummer, e-postadress, företag, samt interaktioner du har haft med oss ​​inklusive besök på vår webbplats.

Grund för behandling: Berättigat intresse, samt samtycke (för användning av cookies för marknadsföring, för att registrera dina besök på vår webbplats)

Så här behandlar vi personuppgifter: Personuppgifter och interaktioner lagras i HubSpot. Detta sker automatiskt om du fyller i ett formulär på vår hemsida, och vi registrerar dig manuellt om du kontaktar oss via andra kanaler. Alla anställda i Synlighet som har kundkontakt har tillgång till denna information. Om du inte blir stamkund eller annan affärspartner hos oss, och inte är registrerad för nyhetsbrevet, raderar vi dina uppgifter inom två år efter att vi senast hade kontakt med dig.

För att kunna ge god uppföljning och uppfylla avtalsvillkor samlar vi in ​​och lagrar personuppgifter om våra kunder och samarbetspartners.

Vilken data: kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefon, namn, samt interaktioner du har haft med oss ​​inklusive besök på vår webbplats.

Grund för behandling: Berättigat intresse, samt samtycke (för användning av cookies för marknadsföring, för att registrera dina besök på vår webbplats)

Så här behandlar vi personuppgifter:Personuppgifter och data om interaktioner på synlighet.se tas om hand i HubSpot. Alla anställda i Synlighet som har kundkontakt har tillgång till denna information.

I samband med anmälan till en kurs samlar vi in ​​personuppgifter som även används för uppföljning efter kursen med utskick av kursbevis.

Vilken data: kontaktuppgifter, fakturauppgifter, kursuppgifter för registrerade kurser.

Behandlingsunderlag: Nödvändigt för att fullgöra avtalet

Såhär behandlar vi personuppgifter:Personuppgifter behandlas i kurssystemet för Synlighet, Screenbooking och tas hand om för att kunna skicka kursintyg till deltagarna. En översikt över tidigare kursdeltagare tas hand om för att ha statistik, och för att kunna skicka dokumentation och kursintyg till deltagare som tappat denna.

För att kunna förbättra leveranserna och för att kunna följa upp deltagare på kurser och webbseminarier samlar vi in ​​personuppgifter som deltagarna själva lämnar genom en enkät i efterhand och en chattlogg under kursen och webbinariet.

Vilken data: Synlighet använder Zoom för att genomföra videobaserade kurser och webbseminarier. Här har deltagarna möjlighet att chatta med talaren. Chattloggen kommer att lagras för att kunna ta hand om och följa upp förfrågningar via chatt.

I samband med kursutvärdering kommer Synlighet att kunna skicka ut en enkät till kursdeltagare genom verktyget Surveymonkey. Svaren är anonyma.

Underlag för handläggning: Berättigat intresse

Så här behandlar vi personuppgifter: Personuppgifter som görs tillgängliga i chattloggen i samband med webbseminarier och kurser lagras i upp till ett år.

Det är ett mål för oss att all behandling av personuppgifter ska ske inom EES, men det kan vara så att vi använder leverantörer eller behandlar personuppgifter utanför EES. I sådana fall ska överföring och behandling utanför EES ske i ett land som godkänts av EU-kommissionen eller i enlighet med en giltig rättslig grund för överföring av personuppgifter enligt GDPR kapitel V. Om överföring inte sker till ett land godkänd av EU-kommissionen kommer överföring endast att ske i enlighet med de garantier som anges i GDPR artikel 46 (2). Vilket underlag som används för överföring kan du ta reda på om du kontaktar oss. Både de leverantörer vi använder för annonsering och analys (som Google, Facebook etc.) samt vårt kundsystem HubSpot är baserade i USA och dit kommer data i många fall att överföras. Vi är bekanta med de utmaningar och krav som följer av "Schrems II"-domen och arbetar för att hitta bra lösningar på detta.

Nedan finns dina rättigheter som registrerad användare. För att utöva dina rättigheter måste du [fylla i hur den registrerade ska gå tillväga, t.ex. kontakta oss, se kontaktuppgifter ovan].

Vi kommer att svara på din förfrågan till oss så snart som möjligt och senast inom 30 dagar. Om det tar längre tid än 30 dagar får du besked.

Vid behov kommer vi att be dig bekräfta din identitet eller tillhandahålla ytterligare information innan vi tillåter dig att utöva dina rättigheter hos oss. Vi gör detta för att vara säkra på att vi bara ger åtkomst till dina personuppgifter till dig – och inte till någon som utger sig för att vara du. När det gäller information som samlas in på grundval av att du identifieras med användningen av cookies, kommer en sådan bekräftelse att vara mycket svår. Vi kan därför inte ge dig tillgång till denna information annat än på generell basis, eller genomföra ändringar eller raderingar. Om du raderar cookies i din webbläsare kommer informationen vi har lagrat inte längre att kopplas till dig.

Du har rätt att få information om de personuppgifter vi behandlar om dig. Genom denna förklaring informerar vi dig om vår behandling av personuppgifter. Du kan också kontakta oss om du vill ha mer information.

Du har rätt att kräva tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig.

Du kan också be oss att korrigera felaktiga uppgifter vi har om dig eller be oss att radera personuppgifter. Vi kommer så långt det är möjligt att tillmötesgå en begäran om att radera personuppgifter, men vi kan inte göra detta om vi fortfarande behöver uppgifterna.

Om vi ​​behandlar personuppgifter på grundval av ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Det enklaste sättet att göra detta är att använda den metod som angavs när du gav ditt samtycke eller att kontakta oss.

Du har rätt att få behandlingen begränsad i vissa fall, till exempel om:

a) Du bestrider riktigheten av personuppgifterna, under en period som gör det möjligt för oss att kontrollera riktigheten av personuppgifterna.

b) Behandlingen är olaglig, och du invänder mot radering av personuppgifterna och begär istället att användningen av personuppgifterna begränsas.

c) Vi behöver inte längre personuppgifterna för ändamålet med behandlingen, men du behöver dem för att fastställa, genomdriva eller försvara rättsliga anspråk.

d) Du har invänt mot behandling enligt GDPR artikel 21 nr 1 i avvaktan på kontrollen om våra legitima intressen har företräde framför din integritet.

För information som du har lämnat till oss och som är nödvändig för att genomföra ett avtal med oss, och som behandlas automatiskt (d.v.s. inte manuellt av oss), kan du begära att få personuppgifterna om dig överlämnade eller överförda till en annan leverantör i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (dataportabilitet)

Inga automatiserade beslut kommer att fattas enligt GDPR artikel 22 nr 1 och 4 baserat på dina personuppgifter, förutom vad som görs under inriktning av annonser, se ovan.

Vi behåller personuppgifterna så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket personuppgifterna samlades in, och raderar uppgifterna i enlighet med kraven i regelverket. Hur länge vi behandlar de enskilda typerna av information finns med ovan där de enskilda behandlingarna nämns.

Istället för att radera personuppgifterna kan det i vissa fall bli aktuellt att anonymisera personuppgifterna. Anonymisering innebär att alla identifierande eller potentiellt identifierande egenskaper tas bort från datamängder som tas om hand.

Det innebär till exempel att personuppgifter som vi behandlar på underlag av ditt samtycke kommer att raderas om du återkallar ditt samtycke. Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra ett avtal med dig raderas när avtalet har fullgjorts och alla förpliktelser som följer av avtalsförhållandet har fullgjorts, såsom t.ex. lagstadgade skyldigheter avseende bokföring, uppföljning av kundförhållandet i samband med reklamationer m.m.

Vi lägger hög prioritet på säkerheten för personuppgifter i vår verksamhet och kommer att implementera alla nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkra dina personuppgifter. All behandling kommer om möjligt att vara krypterad, och inte finnas tillgänglig för andra än de som behöver personupplysningar för sina uppgifter.

Vi hanterar information så att den är korrekt, tillgänglig och hanteras efter informationens känslighetsgrad. Vi använder också ett antal säkerhetstekniker och informationssäkerhetsprocedurer för att skydda din personliga information från obehörig åtkomst, användning eller avslöjande. Vid behov görs riskbedömningar.

Vi har ingått databehandlingsavtal med alla våra leverantörer som behandlar personuppgifter, där de åtar sig samma säkerhetsnivå som vi har för vår behandling av personuppgifter.

Vi begränsar åtkomsten till dina personuppgifter till den personal eller tredje part som kommer att behandla uppgifterna för vår räkning. Dessa parter är föremål för strikta sekretesskrav och vi kan införa sanktioner eller säga upp avtalet om dessa krav inte efterlevs.

Rutiner har upprättats för hantering av intrång i informationssäkerhet och intrång i integritetsskyddet, och om det finns ett intrång som innebär en risk för integriteten för berörda personuppgifter skickar vi ett meddelande om avvikelse till integritetsskyddsmyndigheten så snabbt som möjligt och senast inom 72 timmar efter att överträdelsen upptäcktes. Om intrånget innebär en hög sannolikhet för integriteten för dem som berörs av intrånget kommer vi även att meddela dem.

Vi använder integritetsskyddsmyndigheten som ledande tillsynsmyndighet för gränsöverskridande behandling enligt artikel 56 GDPR.

Om du anser att vår behandling av personuppgifter inte stämmer överens med det vi har beskrivit här eller att vi bryter mot integritetslagstiftningen på annat sätt kan du klaga till det integritetsskyddsmyndigheten. Vi ber dig dock att kontakta oss först, så att vi kan åtgärda eventuell felaktig behandling så snabbt som möjligt.

Du kan hitta information om dina rättigheter och hur du kontaktar integritetsskyddsmyndigheten på den IMY:s hemsida: imy.se / Datatilsynets hemsida: www.datatilsynet.no.

Skulle det ske en ändring av våra tjänster eller ändringar i regelverket om behandling av personuppgifter kan det leda till ändringar i den information du har lämnat här. Om vi ​​har dina kontaktuppgifter kommer vi att göra dig medveten om dessa ändringar. I annat fall kommer uppdaterad information alltid att finnas tillgänglig på vår hemsida.